Звернення до організації – один із способів вирішити проблему, поставити запитання чи передати інформацію. Від того, як буде сформульовано звернення, залежить можливість отримати якісну і корисну відповідь. Важливо вміти правильно оформити звернення та висловити свої думки, щоб воно було зрозумілим, чітко структурованим і викликало інтерес з боку організації.
Перед тим, як почати писати звернення, необхідно визначити його мету та тему. Чітко сформулюйте, що ви хочете дізнатися чи повідомити організації. Визначте, до якого департаменту чи конкретного співробітника слід звертатися. Це допоможе уникнути непотрібних затяжних переписок та прискорить процес отримання відповіді на ваше звернення.
Коли ви визначитеся з метою та темою звернення, наступний крок – структурувати його. На початку листа вкажіть свої контактні дані та прізвище у поданні. Після цього слід коротко викласти суть вашого звернення. Важливо використовувати чіткі та ясні формулювання, щоб співробітник організації міг швидко зрозуміти суть вашого звернення та надати необхідну інформацію чи допомогу.
| Питання | Відповідь |
|---|---|
| Кому адресовано | Організації/Установи |
| Як правильно розпочати звернення | Доброго дня Здрастуйте |
| Як вказати свої дані | ПІБ, контактний номер телефону, адреса |
| Як докладно викласти суть проблеми | Описати ситуацію, проблему, питання, з яким потрібно звернутися |
| Як запросити допомогу/рішення | Попросити надати інформацію, консультацію, допомогу чи вирішення проблеми |
| Як завершити звернення | З повагою/Дякую за увагу |
| Як вказати контактні дані для відповіді | Вказати номер телефону або адресу електронної пошти |
| Як можна додатково допомогти організації | Запропонувати свої послуги, ідеї, співробітництво |
Як розпочати офіційне звернення?
У діловому листуванні російською мовою прийнято звертатися до адресата на імя по батькові. У крайньому випадку можна звернутися на прізвище: Шановний пане Петров!. На мій погляд, звернення на прізвище скоріше доречне у листі-претензії, ніж у листі-проханні.
Як правильно сформулювати звернення?
У зверненні громадянин обовязково вказує:
- свої прізвище, імя, по батькові,
- адресу електронної пошти, якщо відповідь має бути надіслана у формі електронного документа, або поштова адреса, якщо відповідь має бути надіслана у письмовій формі.
Як у листі написати звернення?
Як звертатися до адресата в офіційному листі
- Вкажіть вгорі свою контактну інформацію Якщо ви хочете, щоб адресат миттєво зрозумів хто ви і як вам швидко надіслати відповідь, не забудьте вказати свою контактну інформацію.
- Вкажіть дату
- Вкажіть адресу одержувача
- Вкажіть привітання
- Не забувайте про двокрапку та кому