Правила прості:
- Повинна бути відсутня просторічна лексика, текст пояснювальній записки витримано в офіційно-діловому стилі,
- Викладена інформація має бути достовірною,
- Завжди пишеться від імені працівника,
- Містить підпис та дату оформлення.
За змістом пояснення необхідно:
- підтвердити чи спростувати факт допущеної помилки,
- описати її обставини та причини,
- дати оцінку своєї провини навмисна, з необережності, відсутність,
- послатися на свідків того, що трапилося,
Ненадання працівником пояснення не є перешкодою застосування дисциплінарного стягнення. Навіть якщо працівник у своїй пояснювальної не визнає провини, то це не буде основою для не застосування дисциплінарного стягнення, а також у разі відмови дати письмове пояснення.